Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on World Auto X Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste koskee CarStation-palveluja, katsastustoimintaa, ajanvarausta, asiakaspalvelua, verkkosivustoa ja markkinointia. Laadittu 22.9.2026.

1. Rekisterinpitäjä

World Auto X Oy
Y-tunnus 2654712-7
Leppävaarankatu 3–9
02600 Espoo

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Spartak Nura
sello@carstation.fi
040 125 8112

3. Rekisterin nimi

CarStationin asiakas-, katsastus- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään ajanvarausten, tilausten, asiakassuhteiden ja palvelujen hoitamiseksi, katsastusten suorittamiseksi, laskutusta ja kirjanpitoa varten, asiakaspalvelussa, tietoturvan varmistamiseksi sekä palvelujen kehittämistä ja markkinointia varten.

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteen mukaan asiakkaan kanssa tehtävään sopimukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai asiakkaan suostumukseen.

Katsastustoiminnassa tietoja käsitellään ajoneuvolain, ajoneuvojen katsastustoiminnasta annetun lain sekä muun sovellettavan lainsäädännön perusteella. Katsastuksen tiedot tallennetaan liikenneasioiden rekisteriin ja toimitetaan Liikenne- ja viestintävirasto Traficomille lain edellyttämällä tavalla.

Markkinointia ja katsastuskutsuja lähetetään suostumuksen perusteella tai lain sallimissa asiakassuhdetilanteissa. Asiakas voi kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa. Ei-välttämättömiä evästeitä käytetään vain käyttäjän suostumuksella.

Tietoja ei käytetä sellaiseen yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi asiakkaalle oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Katsastuspäätöksen tekee toimivaltainen katsastaja.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilyttäminen

Rekisteriin voidaan tallentaa henkilön nimi, yritys tai organisaatio, yhteystiedot, ajoneuvon rekisteritunnus ja muut ajoneuvon tiedot, ajanvaraus- ja tilaustiedot, katsastusta koskevat tiedot, tilatut palvelut ja niiden muutokset, laskutus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet, reklamaatiot, markkinointiluvat ja -kiellot sekä muut asiakassuhteeseen liittyvät tarpeelliset tiedot.

Verkkosivuston käytöstä voidaan käsitellä IP-osoitetta, laite- ja selaintietoja, lokitietoja, sivuston käyttötietoja sekä evästevalintoja. Maksukortin koko korttinumeroa ei tallenneta World Auto X Oy:n järjestelmiin.

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus, sopimus, lakisääteinen velvoite tai mahdollisten oikeusvaateiden käsittely edellyttää. Katsastustiedot ja katsastusasiakirjat säilytetään sovellettavan lainsäädännön sekä Traficomin määräysten ja ohjeiden edellyttämän ajan. Liikenneasioiden rekisteriin tallennettujen tietojen säilytyksestä vastaa Traficom.

Laskutus- ja kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Markkinointia ja katsastuskutsuja varten säilytettävät tiedot poistetaan suostumuksen peruuttamisen tai markkinointikiellon jälkeen ja viimeistään viiden vuoden kuluttua viimeisestä aktiivisesta asiakassuhteesta, ellei säilyttämiseen ole muuta lainmukaista perustetta. Markkinointikieltoa koskeva tieto voidaan säilyttää kiellon noudattamiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta tai hänen edustajaltaan ajanvarauksen, palvelutilanteen, verkkolomakkeen, puhelun, sähköpostin, sopimuksen, maksamisen tai muun yhteydenoton yhteydessä. Tietoja syntyy myös palvelun ja katsastuksen aikana.

Katsastustehtävässä tietoja voidaan saada Traficomin liikenneasioiden rekisteristä ja muista viranomaislähteistä käyttöoikeuksien mukaisesti. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötietoja voidaan saada myös julkisista yritys- ja verkkolähteistä.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja käsittelevät vain ne World Auto X Oy:n työntekijät ja toimeksiannosta toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Tietoja voidaan antaa käsiteltäväksi luotettaville ajanvaraus-, katsastus-, maksu-, laskutus-, kirjanpito-, viestintä-, verkkosivusto-, pilvi- ja IT-palvelujen tarjoajille sopimusten ja World Auto X Oy:n ohjeiden mukaisesti.

Katsastustietoja luovutetaan Traficomille ja liikenneasioiden rekisteriin lain edellyttämällä tavalla. Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille, tuomioistuimille, leasing- ja vakuutusyhtiöille, maksupalvelun tarjoajille, rahoituslaitoksille sekä perintä-, oikeudellisille ja tilintarkastuspalveluille silloin, kun luovuttamiselle on lainmukainen peruste. Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.

Tietoja käsitellään ensisijaisesti Euroopan talousalueella. Jos palveluntarjoaja käsittelee tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirron lainmukaisuus varmistetaan esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen, vakiosopimuslausekkeiden ja tarvittavien lisäsuojatoimien avulla.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tietoja käsitellään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja käyttöoikeudet rajataan työtehtävien perusteella. Järjestelmiä suojataan muun muassa salasanoilla, lokituksella, varmuuskopioinnilla, suojatuilla tietoliikenneyhteyksillä ja säännöllisellä ylläpidolla. Henkilöstö ja palveluntarjoajat ovat sitoutuneet salassapitoon. Mahdollinen paperiaineisto säilytetään valvotuissa ja lukituissa tiloissa.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, saada jäljennös tiedoista sekä vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista. Pyyntö voidaan lähettää sähköpostitse osoitteeseen sello@carstation.fi tai kirjallisesti rekisterinpitäjän osoitteeseen. Rekisterinpitäjä voi pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, vastustaa suoramarkkinointia, peruuttaa suostumus ja tietyissä tilanteissa saada itse toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia. Lakisääteisiä katsastus- tai kirjanpitotietoja ei voida poistaa ennen lakisääteisen säilytysajan päättymistä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Lisätietoja: tietosuoja.fi.